EventRegistを使うと、スマートフォン向けアプリを使った受付の他にも様々な受付方法を採用することができます。
EventRegist で発行されるチケット
イベントレジストで作成したイベントページからユーザーがチケットを申し込むと、そのユーザーに対してすぐに申込確認メールが送信されます。そのメールに添付されているのが、PDFチケットです。また、その申込確認メールにはイベントレジストの提供する参加者向けアプリのご案内もしており、そのアプリをダウンロードすれば、手元のスマートフォンからチケットを表示することもできます。
スマートフォン向けアプリを使う
イベントレジストでは、主催者の方向けの受付（チェックイン）アプリを無料でダウンロードすることができます。
このアプリを使ってQRコードの読み込みをおこないます。QRコード自体の読み込みは、ひとつあたり2-3秒もあれば完了です。受付が開始する前にある程度の人数の参加者がお待ちになっていたとしても、QRコードの読み込みだけであればすぐに待ち列も解消されるでしょう。
QRコードを読み取ると、その参加者が何時何分に来場したかが履歴で残ります。また、オンラインに接続されている状態であれば、現時点で何人来場しているのかも把握できます。EventRegist の管理画面から、最終的にどなたがイベントに来場なさったのかをデータでダウンロードすることができます。
チェックインアプリの利用マニュアルはこちらのライブラリーからダウンロードできます。
管理画面を使う
イベントレジストの管理画面からは、参加者のお名前を検索してチェックインをする機能があります。参加者の方のお名前やメールアドレスを検索し、手動でチェックインをすることができます。
スマートフォンアプリでのチェックインと併用し、チケットをお忘れの方用にPCを用意しておくと、事前申込をした方の受付管理はすべてカバーできるようになります。
リストを出力する
少人数のイベントやセミナーであったり、スマートフォンの用意ができない場合などは、参加者のリストを出力して受付をする方法もあります。イベントレジストの管理画面から参加者リストをcsvで出力できるので、こうしたリストを使った受付も簡単におこなうことができます。
上記が主な受付方法ですが、どのような受付方法がベストなのかはそのイベントの規模や、どのような方が来場するかによって異なります。例えばよく見知った方ばかりが参加する小規模なイベントの場合、チケットを用意してもらうのではなくリストで照合した方が良いケースもありますし、事前申込をせずに当日来場なさる方が多いイベントの場合は、上記の受付方法以外に、当日来場者の対応方法を別に検討する必要があります。
一般的には、スマートフォンアプリとPCを組み合わせて、事前申込をした方々の受付をするパターンが多いです。来場する人数がどの位なのか？イベント開始直前など、受付が集中する時に何人位いらっしゃる見込みなのかを想定し、スマートフォンやPCの台数をシミュレーションすると、受付で参加者をお待たせすることがなくなります。